Règlement intérieur« RFMN »

 

1- Préambule

 

En application des articles 5, 6 et 14 des statuts de l’Association Réseau de Femmes pour le Mentoring/Networking « RFMN », le présent Règlement Intérieur, après examen par le conseil d’administration de l’association réuni le 06 mars 2013 a été dûment approuvé par l’Assemblée Générale Ordinaire des membres actifs tenue le 16 mars 2013.

 

Le présent Règlement Intérieur est un complément des statuts de l’Association et a pour objectifs de définir, de façon détaillée, le fonctionnement pratique de l’association.

 

Au fur et à mesure de l’évolution de l’activité de l’association, ce présent document sera revu ou complété, dans les conditions prévues par les statuts de l'association, chaque fois que nécessaire.

 

L’adhésion au présent règlement est réservée aux membres actives, qui en devenant membres de l’association s’engagent à respecter la totalité de ses dispositions.

 

En vertu de l’article 2 des statuts, l’association s’est fixée pour objet, à l’exclusion de tout but lucratif :

 

  • Créer, diffuser, accompagner, soutenir, promouvoir et dupliquer le Mentoring.

  • Sensibiliser les femmes au concept Mentoring

  • Faciliter à ces femmes l’intégration à des réseaux nationaux et internationaux.

  • Accompagner et encourager l’autonomisation de la femme à travers le partage d’expériences professionnelles diverses.·

  • Identifier et développer les potentialités de leadership chez les femmes

  • Dupliquer à long terme ce concept à travers le Maroc et plus largement sur la région MENA.

  • Promouvoir et maintenir entre ses membres un climat favorable au libre débat de tous sujets d’intérêt général.

 

A cet effet, et afin d’atteindre ses objectifs, l’association, forte de l’engagement de toutes ses adhérentes et de l’appui qui lui est témoigné par les différentes instances tant publiques que privées, se propose de créer en son sein les structures nécessaires dont le présent Règlement Intérieur fixe les règles essentielles de fonctionnement.

 

Pour la réussite de sa mission, elle fait appel à l'esprit bénévole et volontariste de l'ensemble de ses membres actifs, dont la participation effective dans toutes ses instances et organes, est vivement souhaitée mais non rémunérée.

 

2- Les adhésions à l’association

 

L’association se compose de membres actifs de membres d’Honneur, et de sympathisantes.

 

2.1. Membres actifs

 

L’association est ouverte aux membres actifs répondant aux critères suivants :

 

  • Femmes majeures parrainées par un membre actif

  • Femmes de diverses nationalités

  • Femmes ayant exercé pendant au moins deux ans, une activité professionnelle

 

Conditions d’adhésion

 

Toute demande d’adhésion en tant que membre active est à adresser à la commission Recrutement Accompagné :

 

- d’un CV actualisé à date de présentation de candidature

- d’un entretien effectué par la commission Recrutement et finalisé par une fiche d’information

 

Après validation de la candidature par la commission de recrutement, la nouvelle membre doit s’engager à :

 

- Prendre connaissance des Statuts et du Règlement Intérieur de l’association, et d’accepter de s’y soumettre

- Participer à la formation en Mentoring, à l’issue de laquelle elle se met en tandem avec une autre membre a raison au minimum de 2 heures par Quinzaine.

 

L’adhésion prend effet à compter de la date de la formation, et rend exigible l’intégralité de la cotisation annuelle au titre de l’année d’admission et ce quelque soit la date de prise d’effet de l’adhésion de la candidate.

 

En cas de rejet de la demande d’adhésion, la candidate pourra s’informer des motifs de rejet auprès de la commission de recrutement

 

2.2. Membres d’honneur

 

L’adhésion au sein de l’association en tant que membre d’honneur est du ressort exclusif du Conseil d’Administration.

 

Peuvent être déclarés membres d’Honneur de l’Association, des personnalités qui se distinguent de part leur qualité exceptionnelle ou par l’intérêt et le soutien particulier manifesté à l’égard de l’association et qui en partagent les valeurs.

 

Ce membre peut assister aux réunions sans pouvoir participer aux votes des Assemblées et sans être éligibles aux fonctions définis dans ce règlement.

 

Peuvent également être membres d’honneur, les anciennes présidentes de l’association.

 

Par ailleurs, les membres d’honneur ne sont pas assujettis, au paiement de la cotisation annuelle.

 

3. Perte de la qualité de membre

 

3.1 La démission

 

Toute membre qui souhaite quitter volontairement l’association est tenue de le faire savoir par une lettre de démission, adressée à la présidente sous pli recommandé, ou déposé au siège de l’association contre accusé de réception

 

Le Conseil d’Administration doit statuer sur la démission au cours de la réunion qui suit sa réception. La décision doit être prise à la majorité des membres présents.

 

Cette décision motivée, doit être communiquée par lettre, au plus tard, une semaine après la réunion du Conseil d’Administration.

 

L’acceptation de la démission ne dispense pas la démissionnaire de s’acquitter de sa cotisation, et tous ses engagements vis-à-vis de l’Association.

 

Toute membre démissionnaire assumant une quelconque responsabilité au sein de l’association doit cesser toutes activités dès réception de sa lettre de démission par la présidente. Tout en laissant un délai de préavis de 30 jours pour que des dispositions soient prises pour assurer une bonne succession, avec une passation des dossiers entre la démissionnaire et la nouvelle responsable.

 

3.2 La radiation

 

La radiation peut intervenir envers tout membre ayant commis un fait portant atteinte à la renommée de l’Association, ou à ses membres, ou qui se contredit avec les intérêts de l’Association, ou le non-paiement de la cotisation pour une période de 2 années consécutives.

 

Pour les membres du Conseil d’Administration, la radiation est motivée par l’absence non justifiée à trois (3) réunions successives.

 

La radiation est décidée par le Conseil d’Administration, à la majorité des membres présents, et doit être validée par l’Assemblée Générale suivante.

 

La radiation est du ressort exclusif du Conseil d’Administration.

 

3.3 Le décès

 

La membre active et la membre d’honneur, perdent ipso-facto, la qualité de membre à compter du jour de leur décès. Et par suite, leurs héritiers ne peuvent en aucun cas acquérir la qualité de membre de l’Association par légation.

 

4. Conseil d’Administration

 

Le Conseil d’Administration est l’organe exécutif de l’Association.

 

4.1 Composition du Conseil d’Administration

 

Le Conseil d’administration est composé de :

 

- La Présidente

- La Vice-Présidente

- La Secrétaire Générale

- La Secrétaire Générale Adjointe

- La Trésorière- La Trésorière adjointe

- Les Présidentes de commission

- Les Futures Past-Présidentes

- 3 membres élus au poste d’administrateur- Assesseurs.

 

4.2 Candidatures aux postes d’administrateur et conditions d’éligibilité

 

Chaque membre adhérent actif est en principe éligible au poste de membre du Conseil d’Administration et ce, dans la limite des postes à pourvoir.

 

Pour être éligible au poste d’administrateur, la candidate doit :

 

- Justifier d’une ancienneté d’au moins 1 an en tant que membre active de l’association.

- Etre active dans une ou plusieurs commissions.

- Etre à jour du paiement de ses cotisations.

- Faire parvenir sa demande de candidature, par écrit, au Conseil d’administration, avant la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

 

La validation d’un nouveau membre du conseil, au poste assesseur, se fait lors de réunion du Conseil d’administration et élu ou par cooptation du Conseil d’administration et endossé lors de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle.

 

4.3 Règles de fonctionnement du Conseil d’Administration

 

La durée de mandat du Conseil d’Administration est de 3 ans.

 

La fin du mandat d’un administrateur, quelle qu’en soit la cause, entraîne de plein droit, la fin de toute fonction qu’il exerce au sein du bureau du Conseil d’Administration.

 

En cas de vacance d’un ou de plusieurs postes d’administrateur, le Conseil d’Administration lance un appel à candidature et valide l’admission des nouveaux membres du Conseil.

 

Le Conseil d’Administration se réunit au moins 1 fois par trimestre, sur convocation de la Présidente, par lettre indiquant le jour, l’heure et l’ordre du jour de la réunion.

 

La présence de la moitié + une des membres du Conseil est obligatoire pour la tenue d’une réunion.

 

A défaut, la Présidente convoque une autre réunion, dans les 15 jours qui suivent, qui peut alors être tenue quelque soit le nombre des membres présents.

 

Les réunions du Conseil sont présidées par la Présidente ou la Vice-Présidente, le secrétariat est assuré par la Secrétaire Générale ou Secrétaire Générale Adjointe.

 

Chaque membre peut se faire représenter en donnant procuration à une autre membre soit par une délégation écrite par Mail, Fax ou SMS.

 

Les décisions du Conseil sont prises à la majorité des membres présents. En cas d’égalité des voix, celle de la Présidente de séance est prépondérante.

 

Les comptes rendus des réunions du Conseils sont transcrits par la Secrétaire de séance, sur une registre spécifique, numéroté, paraphé et disponible dans les locaux de l’Association.

 

5. Election de la Présidente – Désignation du bureau

 

5.1. Election de la Présidente

 

Ne peut postuler au poste de Présidente de l'Association, que les administrateurs en exercice, membres du Conseil d'Administration de nationalité marocaine.

 

La Présidente en exercice de l'Association peut postuler à un second mandat successif de 3 années.

 

Les administrateurs en fonction, qui souhaitent se porter candidate au poste de Présidente de l’association, doivent faire parvenir leur demande par écrit au Conseil d’Administration, au plus tard un (1) mois avant la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire qui clos le mandat de la Présidente sortante.

 

Les candidatures reçues, sont instruites par le Conseil d’Administration lors de sa réunion préparatoire de l’Assemblée Générale Elective de la Présidente, au cours de laquelle est vérifiée la conformité des candidatures reçues, aux conditions statutaires et aux dispositions du présent Règlement Intérieur.

 

Le vote se fera par voie d’urne, et le dépouillement des bulletins de vote se fera par la Secrétaire Générale, ou en cas d’absence de celle-ci, par la personne nommée par l’Assemblée pour en assurer le secrétariat.

 

Sera élue, la candidate ayant obtenu la majorité des voix présentes ou représentées à l’Assemblée Générale Elective.

 

 

Dans le cas où aucune candidate n'a obtenu la majorité exigée, ou dans le cas de partage égal des voix, il sera procédé à un deuxième tour de vote, pour départager les deux candidates ayant obtenu le plus grand nombre de voix présentes ou représentées.

 

A l'issue de ce vote, sera désignée Présidente de l'Association celle des deux candidates en lisse ayant obtenue le plus grand nombre de voix.

 

La candidate élue ne peut cumuler sa fonction de Présidente avec une autre fonction au sein de l’association.

 

5.2. Désignation des membres du Bureau

 

La Présidente, dès son élection, désignera parmi les administrateurs en exercice, les membres du Bureau de l'Association.

 

Ne peuvent être nommés membres du Bureau de l'Association, les anciens membres dudit bureau qui auront accumulé une durée de fonction de plus de 6 ans consécutifs.

 

6. Rapports du Conseil d’Administration

 

Le Conseil d’Administration, lors de sa réunion qui arrête les comptes d’un exercice écoulé, prépare à l’attention de l’Assemblée Générale appelée à statuer sur les comptes dudit exercice, un rapport moral et un rapport financier qui contiennent tous les éléments d’information, permettant d’apprécier l’activité de l’association au cours de l’exercice écoulé.

 

6.1. Rapport moral

 

Le rapport moral retrace les activités de l’association au titre de l’exercice concerné, les réalisations accomplies, les difficultés rencontrées et les perspectives d’avenir.

 

Il retrace également l’activité des différentes commissions et organes du Conseil.

 

6.2. Rapport financier

 

Le rapport financier retrace la situation financière de l’association, arrêtée au 31 Décembre de l’exercice écoulé.

 

L’état de situation à établir par le Conseil d’Administration, selon les normes et principes comptables généralement admis, comprend :

 

- l’indication de l’actif et du passif de l’association,

- le compte de produits et charges.

 

Le rapport financier comprend également :

 

- la proposition d’affectation du résultat obtenu,

- le cas échéant, la proposition de fixation du montant de la cotisation annuelle ainsi que la proposition de participation aux frais,

- le projet de résolutions à soumettre au vote de l’Assemblée Générale.

 

Le rapport moral et le rapport financier sont mis à la disposition du commissaire aux comptes nommé par l’Assemblée Générale.

 

7. Organes et Commissions issus du Conseil d’Administration

 

7.1. Bureau du Conseil d'Administration

 

Le Bureau du Conseil d'Administration est l'organe exécutif des décisions régulièrement prises par le Conseil d'Administration et les Assemblées Générales.

 

Sur convocation de la Présidente, le Bureau du Conseil d'Administration peut se réunir autant de fois qu'il est jugé nécessaire, notamment pour :

 

- préparer les réunions du Conseil d'Administration et les réunions des Assemblées Générales,

- s'informer sur l'état d'avancement des actions entreprises par l'Association, des difficultés rencontrées, et prendre les mesures correctives qui s'imposent,

- s'informer sur les travaux des commissions et coordonner leur action,

- préparer tout élément d'information sur les questions qui dépassent les attributions de ses membres, et qui sont du ressort soit du Conseil d'Administration, soit de l'Assemblée Générale,

- s'informer sur l'exécution des fonctions et des tâches respectives des membres qui le composent.

 

7.2. Commissions

 

Les commissions issues du Conseil d’Administration se composent des membres adhérents qui s’y inscrivent.

 

Pour chaque année, il est dressé un rapport annuel des activités de chaque commission, remis à la Secrétaire Générale pour être annexé au rapport moral annuel.

 

Chaque Commission est présidée par une Responsable de commission.

 

Les Responsables de commission ont pour mission de :

 

- Présider les réunions de leur commission respective,

- Coordonner leurs travaux avec le Bureau et le Conseil enconcordance avec la stratégie de l’Association

- Soumettre au Conseil d'Administration les résultats et les conclusions de leurs travaux.

 

A chaque réunion de la commission, il est procédé à la désignation d’un rapporteur chargé de dresser un compte-rendu des travaux de la commission.

 

8. Assemblées Générales

 

L’admission aux Assemblées Générales est ouverte à chaque membre active, et en situation régulière vis-à-vis de l’Association.

 

En cas de non disponibilité, elle peut se faire représenter par une autre membre par Délégation de Pouvoirs.

 

Chaque membre peut représenter au plus, 3 autres membres.

 

L’Assemblée Générale est valablement réunie, si au moins la moitié de ses membres est présente.

 

Sauf pour la nomination des administrateurs et de la Présidente, le vote se fait à main levée, et le décompte des voix est effectué par la Secrétaire de l’Assemblée.

 

9. Budget Ressources et Emplois

 

Le Conseil d’Administration doit se réunir un mois avant la fin de chaque année statutaire, pour arrêter le budget de l’année suivante.

 

L’exécution du budget tant en ressources qu’en emplois, ne peut être réalisée que si elle satisfait aux conditions suivantes :

 

- s’inscrire formellement dans le cadre de l’objet de l’Association,

- ne pas porter atteinte au caractère non-lucratif de l’Association,

- satisfaire aux procédures de recouvrement ou d’engagement, telles que prévues par les Statuts ou par le présent Règlement Intérieur.

 

Aucune modification du budget ou de l’une de ses rubriques, ne peut être effectuée que si elle obtient l’accord préalable du Conseil d’Administration sur proposition de la Présidente.

 

9.1. Ressources

 

Les ressources de l’Association sont soit ordinaires soit extraordinaires.

 

9.1.1. Ressources ordinaires

 

Cotisations annuelles

 

- Montant et organe compétent

 

Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’Assemblée Générale Ordinaire à deux cent cinquante dirhams (250DH), sur proposition du Conseil d’Administration.

 

Ce montant sera maintenu au titre des années ultérieures et ce, jusqu’à décision nouvelle de l’Assemblée Générale Ordinaire, ou dans le cadre d’une Assemblée Générale Extraordinaire.

 

- Exigibilité – paiement

 

Le paiement de la cotisation annuelle au titre d’une année donnée est exigible le 1er Janvier de chaque année, et au plus tard le jour de l’AGO.

 

9.1.2. Ressources extraordinaires

 

Les ressources extraordinaires sont celles qui ne revêtent aucun caractère récurrent et/ou périodique.

 

Elles sont constituées notamment :

 

- Des revenus de prestation de services fournis par l’Association

- des dons, des subventions ou sponsoring publiques ou privées, reçus et acceptés par l’Association

 

9.2. Emplois des ressources

 

Aucune dépense ne peut être engagée si elle ne répond pas aux missions de l’Association, et à la procédure de trésorerie.

 

9.3. Organisation financière

 

Seule la Présidente de l’Association est habilitée à ouvrir au nom de l’Association tout compte bancaire.

 

Par souci de transparence et de clarté, il sera procédé à l’ouverture au nom de l’Association d’un compte bancaire pour les Ressources et les Dépenses qui:

 

- recevra tout produit de l’Association, qu’il soit de nature ordinaire ou extraordinaire.

- servira à payer toutes les dépenses de l’Association..

 

Des sous comptes par projet pourront être créés si nécessaire pour encaisser les fonds et pour servir les dépenses relatives au projet

 

Compte de caisse

 

Il est tenu par la Trésorière ou par la responsable de l’équipe Permanente, au siège de l’Association, une caisse qui sert à payer les menues dépenses.

 

Toute dépense dont le montant est supérieur à Deux Mille dirhams (2000,00Dhs) doit obligatoirement être payée par chèque ou par virement bancaire, sauf pour les dépenses relatives à l’organisation des évènements.

 

L’alimentation de la caisse se fait exclusivement par le compte bancaire de l’Association.

 

A aucun moment, le compte caisse ne peut présenter un solde créditeur supérieur à cinq mille dirhams (5 000 DHS)

 

9.4. Signature sociale

 

L’Association sera valablement engagée pour tous retraits de fonds et de valeurs par la signature conjointe de la Présidente ou de la vice-présidente en cas d’absence ou de la non disponibilité de la Présidente, et de la Trésorière ou de la trésorière adjointe en cas d’absence ou de la non disponibilité de la trésorière .

 

Toute absence doit être justifiée par écrit (courrier ou email), et une délégation de pouvoir doit être établie sur la durée de l’absence.

 

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